Hướng dẫn sử dụng LarkBase vận hành Marketing & Livestream
Tài liệu này giúp đội ngũ chưa từng dùng LarkBase hiểu nhanh hệ thống, biết mở đúng bảng, cập nhật đúng thông tin và vận hành công việc hằng ngày không bị rời rạc.
LarkBase là gì?
Nếu Excel là nơi nhập dữ liệu, LarkBase là nơi vừa nhập dữ liệu, vừa giao việc, vừa liên kết các bảng để cả team cùng vận hành trên một hệ thống.
Giống Excel nhưng thông minh hơn
Mỗi dòng là một công việc, một content, một phiên live hoặc một chiến dịch ads. Mỗi cột là thông tin cần quản lý.
Không nhập trùng nhiều nơi
Một công việc có thể liên kết với content, kịch bản, video, livestream, ads và báo cáo ngày.
Biết ai làm gì, kết quả ra sao
Leader xem được trạng thái, deadline, người phụ trách, kết quả trong ngày và điểm đang bị vướng.
Tư duy vận hành rất đơn giản
Không bắt đầu từ từng bảng lẻ. Mọi người bắt đầu từ bảng tổng, sau đó mới đi sâu vào bảng nghiệp vụ khi cần.
Tạo công việc
Leader tạo việc trong 01 Điều phối - 🎯 Bảng Tổng Vận Hành.
Gán người làm
Chọn nhân sự, bộ phận, ưu tiên, deadline và trạng thái.
Link nghiệp vụ
Liên kết việc với content, kịch bản, video, livestream, ads hoặc sản phẩm.
Cập nhật kết quả
Cuối ngày cập nhật trạng thái, kết quả và vướng mắc để leader review.
Các nhóm bảng trong hệ thống
Sidebar đã được gom thành các thư mục đúng như bản demo. Người mới chỉ cần nhớ: bắt đầu ở GENERAL với bảng tổng, sau đó mở các thư mục nghiệp vụ khi cần xem chi tiết.
| Nhóm | Dùng để làm gì | Bảng chính |
|---|---|---|
| GENERAL | Điều phối chung, dữ liệu nền, chi phí, cấu hình và báo cáo ngày. | 01 Điều phối - 🎯 Bảng Tổng Vận Hành; 08 Danh mục - Sản phẩm & Sàn TMĐT; 09 Cấu hình - Phân loại chủ đề; 08 Danh mục - Nhân sự & Vai trò; 06 Tài chính - 💰 Quản lý chi phí; 07 Báo cáo - 🕔 Báo cáo theo ngày |
| CONTENT | Quản lý ý tưởng, brief, nội dung và kịch bản. | 02 Content - 📝 Bảng CONTENT; 02 Content - Kịch bản Content |
| PRODUCTION | Theo dõi quay dựng video và thiết kế creative. | 03 Sản xuất - 📷 Bảng Quay dựng; 03 Sản xuất - 🎨 Bảng THIẾT KẾ |
| ADS | Theo dõi kế hoạch ads và kết quả chạy ads. | 05 Ads - 📱 Bảng ADS; 05 Ads - 📈 Kết quả ADS |
| LIVESTREAM | Quản lý phiên live, streamer, thiết bị, quà tặng và khuyến mãi. | 04 Livestream - Quà tặng & KM; 04 Livestream - Quản lý Streamer; 04 Livestream - Thiết bị Live & Setup; 04 Livestream - Quản lý Livestream |
Cách vận hành mỗi ngày
Quy trình này giúp team không bỏ sót việc, không hỏi qua chat quá nhiều và có dữ liệu cuối ngày để review.
Leader chia việc
Nhân sự thực thi
Review kết quả
Hướng dẫn nhập một dòng công việc mẫu
Khi demo cho khách, chỉ cần tạo một record mẫu trong bảng tổng để khách thấy toàn bộ logic liên kết.
| Field | Ví dụ nhập | Giải thích cho khách |
|---|---|---|
| Công việc / Đầu ra | Quay 3 video ngắn cho sách TACO | Tên việc phải rõ đầu ra, không ghi chung chung như “làm content”. |
| Ngày làm việc | Ngày hôm nay | Dùng để lọc view hôm nay và báo cáo daily. |
| Mục tiêu chung | Đẩy bán combo sách TACO tháng 5 | Giúp biết việc này phục vụ mục tiêu nào. |
| Nhân sự phụ trách | Nguyễn A | Mỗi việc nên có một người chịu trách nhiệm chính. |
| Bộ phận | Quay dựng | Phân loại việc theo team để lọc nhanh. |
| Trạng thái | Đang làm | Leader nhìn trạng thái là biết việc đang ở đâu. |
| Deadline | 17:00 hôm nay | Dùng để phát hiện việc trễ deadline. |
| Kết quả trong ngày | Đã quay xong 3 video, chờ dựng bản nháp | Cuối ngày bắt buộc cập nhật để có dữ liệu review. |
| Link nghiệp vụ | Link tới content brief hoặc bảng quay dựng | Không phải nhập lại thông tin, chỉ cần liên kết đến bảng chi tiết. |
Vai trò của từng nhóm người dùng
Khách mới thường sợ hệ thống phức tạp. Hãy giải thích theo vai trò để họ biết mình cần làm phần nào.
Người chia việc và review
Tạo công việc trong bảng tổng, gán người phụ trách, đặt deadline, theo dõi trạng thái và xử lý việc bị block.
Người tạo brief và kịch bản
Cập nhật ý tưởng, brief, kịch bản và liên kết ngược về công việc trong bảng tổng.
Người tạo output media
Theo dõi video, thiết kế, file đầu ra, trạng thái duyệt và deadline sản xuất.
Người vận hành tăng trưởng
Quản lý phiên live, ads, chi phí, kết quả ngày và cập nhật dữ liệu để leader ra quyết định.
Kịch bản demo 10 phút
Dùng phần này khi trình bày trực tiếp với khách. Mục tiêu là để khách thấy hệ thống dễ dùng và bám sát vận hành thật.
Mở sidebar và giới thiệu nhóm bảng
Nói ngắn gọn: “Hệ thống được gom theo nhóm từ 01 đến 99. Người dùng chủ yếu làm việc ở nhóm 01, các nhóm còn lại là bảng chi tiết.”
Mở bảng tổng
Giới thiệu đây là nơi quản lý việc hằng ngày: công việc, ngày, mục tiêu, nhân sự, trạng thái, deadline, kết quả.
Tạo một công việc mẫu
Nhập ví dụ: “Chuẩn bị nội dung livestream bán sách TACO tối nay”, gán người phụ trách, deadline và trạng thái.
Link sang bảng nghiệp vụ
Mở field liên kết để chỉ cho khách thấy công việc có thể nối với Content, Kịch bản, Livestream, Ads hoặc Báo cáo.
Chuyển view để xem nhanh
Demo các view: Hôm nay, Chờ duyệt, Trễ deadline / Block, Theo nhân sự, Theo mục tiêu chung.
Chốt lợi ích
Kết luận: “Thay vì mỗi bộ phận giữ file riêng, LarkBase cho mình một nơi điều phối chung và các bảng chi tiết liên kết với nhau.”
Nguyên tắc dùng để hệ thống không bị rối
Đây là phần nên gửi cho khách sau demo để team vận hành thống nhất ngay từ đầu.
Không tạo việc rời rạc
Nếu có việc trong ngày, phải có dòng trong bảng tổng. Không chỉ giao qua chat rồi quên cập nhật.
Không nhập chung chung
Tên việc cần có đầu ra rõ ràng: quay bao nhiêu video, viết nội dung gì, chạy campaign nào.
Không bỏ trống kết quả
Cuối ngày phải cập nhật kết quả hoặc vướng mắc để leader biết việc đang tiến triển ra sao.
Luôn gán người phụ trách
Mỗi công việc nên có một người chịu trách nhiệm chính để không bị đùn việc.
Luôn link bảng liên quan
Content, video, live, ads và báo cáo nên được liên kết để truy xuất lại dễ dàng.
Review theo view
Leader không cần xem tất cả dòng. Chỉ cần dùng view Hôm nay, Chờ duyệt, Trễ deadline hoặc Theo nhân sự.
Câu hỏi thường gặp
Các câu trả lời ngắn để xử lý nhanh thắc mắc khi khách chưa quen LarkBase.
Có cần biết kỹ thuật mới dùng được không?
Không. Người dùng chỉ cần biết thêm dòng mới, chọn trạng thái, gán người phụ trách và điền kết quả.
Khác gì Excel?
Excel chủ yếu là bảng tính riêng lẻ. LarkBase có thể liên kết nhiều bảng, tạo view, lọc việc, phân quyền và hỗ trợ tự động hóa.
Nếu nhập sai thì sao?
Có thể sửa trực tiếp trên dòng dữ liệu. Với dữ liệu quan trọng, leader nên review qua view Chờ duyệt.
Team nên bắt đầu từ đâu?
Bắt đầu từ bảng 01 Điều phối - 🎯 Bảng Tổng Vận Hành. Đây là cửa vào chính của hệ thống.